30 stycznia w IBB Grand Hotel Lublinianka odbyło się pierwsze spotkanie Klubu Sponsora. Gościliśmy kilkudziesięciu przedstawicieli różnych organizacji, instytucji i firm oraz radia i prasy, które zajmują się oraz interesują organizacją wydarzeń i event marketingiem.

Sześciu pierwszych przedstawicieli reprezentujących Firmy Sponsorskie otrzymało dyplomy Członków Klubu Sponsora:

  • Anna Bedlicka- właścicielka Pracowni Projektowej Wnętrz AB Studio
  • Iwona Górna- dyrektor Fantasy Parku w Lublinie
  • Ewelina Makowska- właścicielka Eveline- Style Atelier
  • Anna Słoboda- Specjalista ds. Sprzedaży i Marketingu IBB Grand Hotel Lublinianka
  • Jacek Drwal- właściciel klubu sportowego SPORTSpark
  • Tomasz Telej- właściciel Instytutu Urody BONSAI SPA

Rozpoczęty cykl spotkań towarzyszy inicjatywie stworzenia Giełdy Eventów. Jest to pierwszy tego typu portal, który

  • po pierwsze- promuje organizowane w regionie wydarzenia,
  • po drugie- promuje sylwetki Sponsorów je wspierających, czym się zajmują i co na co dzień robią więcej dla klientów poprzez event marketing i wspieranie różnych przedsięwzięć
  • powiązuje eventy ze sponsorami oraz
  • daje możliwość oddawania głosów na obie te grupy, średnia z nich jest pokazywania w postaci wykresów, czyli będzie obrazowała ich całoroczne notowania, stąd nasza nazwa.

Głównymi wątkami dyskusji było:

  1. Przybliżenie profili działalności zaproszonych Sponsorów i określenie dlaczego wychodzenie do klienta poza sprzedażą produktów i usług jest obecnie takie ważne?
  2. Jakie wydarzenia Sponsorzy szczególnie wspierają? Co powoduje o tej decyzji na TAK?
  3. Jak są najczęściej popełniane błędy, jakie popełniają organizatorzy zgłaszając się do Partnerów biznesowych z propozycjami współpracy?
  4. A czego tak naprawdę oczekuje Sponsor po współpracy?

Współpraca sponsoringowa w swych założeniach powinna dawać korzyści obu stronom. Sponsoring to specyficzna sprzedaż- sprzedaż pomysłu/idei otoczonej kampanią marketingową. O tym szczególnie powinni pamiętać Organizatorzy, zdaniem Sponsorów. Sponsor oczekuje konkretnych odpowiedzi podczas negocjacji dot. warunków współpracy, jeśli chodzi o: grupę docelową wydarzenia, kanały dotarcia do uczestników, zakres realizowanej promocji i parametry określające poszczególne ekwiwalenty marketingowe. Rozumiemy tu takie kwestie, jak: wielkość logo umieszczonego na poszczególnych materiałach promocyjnych, ich ilość, sposób i miejsca ekspozycji oraz częstotliwość ich rozmieszczania bądź emisji w przypadku spotów reklamowych.

Profesjonalny sponsoring to profesjonalna  współpraca od momentu pierwszego spotkania, poprzez prowadzenie dalszej komunikacji ze Sponsorem, aż po realizację wydarzenia i co ważne- a przez wielu nie jest niestety realizowane- ewaluację przedsięwzięcia. Padły wyraźne głosy od Sponsorów, iż wiele organizacji/ instytucji nie dba o promocję wydarzenia po jego realizacji, np. poprzez przekazywane relacji z wydarzenia, upubliczniania galerii czy też przekazania głównych faktów i statystyk.

Kolejne błędy najczęściej popełniane to: za duże oczekiwania finansowe w stosunku do oferowanych korzyści i zakresu przedsięwzięcia, nieznajomość rynku, profilu Sponsora i co za tym idzie dopasowania grupy docelowej eventu do grupy klientów Sponsora, co jest podstawą w sponsoringu. Propozycja sponsoringowa bardzo często jest kierowana przypadkowo, bez dostosowania jej do potencjalnego Partnera projektu.

Jednakże każdy z nich był zgodny co do faktu, iż sponsoring pomaga w rozwoju biznesu Sponsorów, pomaga bytować relacje z Klientami i będzie w dalszym ciągu przez nich kontynuowany. Bezpośrednia relacja budowana z uczestnikami wydarzeń, nagrody przekazywane w postaci barteru powodują, że zadowolony Klient powraca. Jest to czynnik wyróżniający sponsoring spośród innych narzędzi promocji, czy też samych działań Public Relations.

Warto rozdzielić tutaj także sponsoring od dobroczynności i wspierania inicjatyw społecznych. W tym przypadku Sponsorzy nie oczekują miejsc reklamowych i gratyfikacji. Dobroczynność ma zupełnie inny charakter i wypływa z potrzeby serca oraz tego, jakie problemy pomaga rozwiązywać. Sponsorzy obecni na spotkaniu potwierdzili, że wspierają różne inicjatywy i akcje charytatywne są częścią ich działań dla innych.

Chcielibyśmy gorąco, aby na kolejnych spotkaniach rozwijała się dyskusja na temat profesjonalnego sponsoringu wydarzeń organizowanych w naszym regionie. Po to, by z jednej strony zwiększyć korzyści uzyskiwane przez Sponsorów i ułatwić Organizatorom docieranie do Firm partnerskich oraz wzajemną komunikację.

Spotkanie zakończyło się wręczeniem Sponsorom specjalnych wyróżnień dla pierwszych Firm tworzących Klub Sponsora w Lublinie, które będą wisieć w ich siedzibach i przypominać o tym wyjątkowym spotkaniu.

Po części oficjalnej wszyscy uczestnicy pozostali na części networkingowej, gdzie mieli okazję się zapoznać, porozmawiać i wymienić wizytówkami.

Kolejne spotkanie już pod koniec lutego. Tematem przewodnim będzie: „Klucze sukcesu oferty sponsorskiej”. Więcej szczegółów już wkrótce!

Obejrzyj fotorelację: 

Zapraszamy do obejrzenia relacji video z I spotkania: