28 lutego 2013 r. w Spa Orkana odbyło się drugie spotkanie Klubu Sponsora. Gościliśmy ponownie kilkudziesięciu przedstawicieli różnych organizacji, instytucji i firm oraz prasy, którzy uwielbiają organizować, tworzyć i wprowadzać nowe idee w życie.

Trzech kolejnych przedstawicieli reprezentujących Firmy Sponsorskie otrzymało dyplomy Członków Klubu Sponsora:

  • Beata Kołtun- właścicielka Centrum Nowoczesnej Kosmetyki SLIM LINE
  • Monika i Maciej Kulka- współwłaściciele OSK KULKA
  • Edmund Baraniecki- współwłaściciel Spa Orkana

Na naszym spotkaniu gościli także dotychczasowi członkowie:

  • Ewelina Makowska- właścicielka Eveline- Style Atelier
  • Tomasz Telej- właściciel Instytutu Urody BONSAI SPA

Główne pytania i wyzwania, które towarzyszyły temu spotkaniu to:

– Co powinna zawierać dobra oferta sponsorka?

– Jaka powinna być- szczegółowa czy zwięzła?

– Czego się wystrzegać?

– W jaki sposób podejmować pierwszy kontakt z potencjalnym Sponsorem?

Tę dyskusję najlepiej podsumuje zestaw zasad, jaki zaproponowali uczestnicy po bogatej wymianie informacji.

- DEKOLOG SPONSORINGU EVENTÓW -

I. Ustal grupę docelową Twojego wydarzenia oraz jego cel!

Robiąc coś dla wszystkich i bez konkretnego celu nie osiągniemy sukcesu. Działania dedykowane do konkretnej grupy w sposób przemyślany i zorganizowany czynią wydarzenie wyjątkowym i atrakcyjnym. Pozwala to bezapelacyjnie wybrać także grupę potencjalnych Partnerów do organizacji przedsięwzięcia.

II. Twórz oferty sponsorskie na jedną stronę lub maksymalnie 2 strony A4 pisane językiem korzyści

Ceń czas Firmy, która niejednokrotnie przyjmuje kilkadziesiąt propozycji dziennie. Umiej również tak syntetycznie i atrakcyjnie opisać swój event, aby przykuć uwagę Sponsora. Wiele badań pokazuje, że zwykle decyduje 5 pierwszych sekund, które determinują czy Twoja oferta będzie przeczytana do końca. Pamiętaj o tym!

III. Twórz pakiety sponsorskie, ale pozwalaj na ich elastyczność

Dopasowuj ofertę pod danego sponsora i nie postępuj szablonowo. Twoja oferta powinna zawierać kilka propozycji dot. współpracy, które określają pewien korytarz finansowy i co za tym idzie korzyści ze współpracy dla Sponsora. W trakcie rozmowy mogą one zostać wówczas dostosowane do potrzeb i możliwości konkretnej Firmy.

IV. Dobieraj media odpowiednie do odbiorców wydarzenia

Zdobywaj patronów wydarzenia, a potem idź do sponsorów. Kampania marketingowa i towarzyszące jej kanały dotarcia do uczestników stanowią kluczowy element przygotowywania eventu i Twojej oferty sponsorskiej. Po pierwsze decydują o sukcesie wydarzenia, po drugie stanowią konkretną informację dla Partnera odnośnie rozmiarów rozgłosu wydarzenia, a także stanowią o jego prestiżu. Jakością i doborem partnerów medialnych decydujesz o jakości Twojego eventu.

V. Wyznaczaj opiekuna do kontaktu ze sponsorem

Będzie to osoba utrzymująca od początku do końca kontakt ze Sponsorem. Do niej będzie należało informowanie Sponsora o ustalonych warunkach współpracy, zmianach w trakcie organizacji, etapach przygotowywania eventu, zaproszeniu go na oficjalne uroczystości, zadbanie o dostarczenie materiałów promocyjnych Firmy Sponsorskiej po ostateczne sprawozdanie, wspólne podsumowanie eventu oraz PODZIĘKOWANIE ZA WSPÓŁPRACĘ. Zaś Sponsor będzie miał jasny i pewny kontakt w każdej chwili do osoby, która odpowie mu na każde pytanie i pomoże wyjaśnić organizacyjne kwestie.

VI. Umów się telefonicznie na pierwsze spotkanie ze Sponsorem w dogodnym dla niego terminie

Wysyłanie masowego mailingu do przypadkowych firm jest stratą czasu. To niemal każdy z nas wie. Ryzykowne jest także podejmowanie kontaktu przychodząc niezapowiedzianie z ulicy. Sponsor w danej chwili może być zajęty, będzie z pewnością zaskoczony Twoją wizytą i wpłynie to niekorzystnie na Twój wizerunek.

VII. Kilka informacji, jakie powinien uzyskać Sponsor w rozmowie z Tobą

Przedstaw sponsorowi grupę docelową, do której chcesz trafić. To podstawowy czynnik decydujący o współpracy. Musi zachodzić zależność między grupą docelową uczestników wydarzenia a grupą klientów Firmy. To co powinieneś wskazać to także zasięg promocji wydarzenia, oferowane instrumenty promocji wizerunku sponsora oraz wynikające z nich korzyści.

Przed spotkaniem przygotuj się do rozmowy. Poznaj czym Firma się zajmuje, kto jest jej właścicielem, jakie ma tradycje oraz czemu i jakim wartościom podporządkowuje swoje działania. To z pewnością pomoże Ci dostosowaniu warunków wzajemnej współpracy.

VIII. Bądź w stałym kontakcie

Po wynegocjowaniu warunków współpracy i podpisaniu umowy pamiętaj o stałym kontakcie ze Sponsorem. Prowadzenie całej współpracy leży po Twojej stronie. Podawaj w trakcie także informacje jacy inni sponsorzy oraz partnerzy wspierają dane wydarzenie.
Przypominaj o swym wydarzeniu sponsorom, często w natłoku obowiązków mogą przeoczyć przekazane wcześniej zaproszenie.

Odwiedź wcześniej Firmę, by odebrać materiały promocyjne na część oficjalną. Zadbaj by wcześniej uprzedzić o tym Sponsora.

Proponuj uwiecznienie udziału sponsora w formie video lub fotorelacji dedykowanej tylko jego marce. Będzie to wizytówka Firmy także po zakończeniu eventu.

IX. Podziękuj sponsorom po zorganizowaniu wydarzenia

Często w firmie jest kilku współwłaścicieli. Dziękuj temu przedstawicielowi firmy sponsorującej, od którego zależała decyzja. „Dziękuję”- w biznesie to bardzo ważne słowo i jest wyrazem szacunku i uznania dla drugiej strony.

Przy podziękowaniu przygotuj sprawozdanie ze współpracy! Przedstaw co i w jaki sposób się udało zorganizować: liczba uczestników, liczba komunikatów o wydarzeniu, goście specjalni wydarzenia, liczba partnerów i inne informacje opisujące Twój event!

X. Pytaj sponsorów o ich ocenę wydarzenia i dowiedz się co według sponsora można poprawić na przyszłość

Wielu organizatorów boi się o to zapytać. Zupełnie niepotrzebnie. Sponsor może wiele zasugerować i ulepszyć swoimi spostrzeżeniami kolejną edycję eventu. I jesteśmy pewni, że doceni Twoją otwartość na opinie innych!

I najważniejsza niepisana zasada- Szanuj Sponsora na każdym etapie współpracy i po jej zakończeniu, bo… w biznesie najważniejsze są relacje!

Podkreślamy, że są to opinie wyrażone przez uczestników spotkania!

SZCZEGÓLNE PODZIĘKOWANIA dla Iwa Jabłońskiego i Szymona Qavtana Furmaniaka za podzielenie się swoimi spostrzeżeniami i wnioskami!

Spotkanie zakończyło się jak zwykle wręczeniem Sponsorom specjalnych wyróżnień dla nowych Firm tworzących Klub Sponsora w Lublinie, które będą wisieć w ich siedzibach i przypominać o tym wyjątkowym spotkaniu.

Po części oficjalnej wszyscy uczestnicy pozostali na części networkingowej, gdzie mieli okazję się zapoznać, porozmawiać i wymienić wizytówkami. Rozmowom towarzyszyła przerwa kawowa i poczęstunek. Było tak ciekawie, że nasze rozmowy zakończyły się po godz. 20:00 (po ponad 3 godzinach!)

 Kolejne spotkanie już 21 marca- w pierwszy dzień wiosny. Tematem przewodnim będzie: „Patronat medialny”.

Do zobaczenia!

A tu znajdziecie krótki skrót video!